顧客データの入力および更新
売り手としての顧客と関連する売上請求と債権・回収の管理
請求書の作成と管理
スキャンした請求書や関連書類の保存
電子取引の記録と検索、タイムスタンプの追加が可能
元帳、財務諸表の作成
紙面の保存不要で、スキャナ保存により完全ペーパーレス化を実現! 電子化により業務効率UP!
紙の請求書や領収書をスキャナーで読み取り、PDFファイルなどの画像データとしてアーカイブするプロセスです。
このプロセスは、物理的に受け取った書類をデジタルフォーマットで保存する行為を指します。
オンラインショッピングの際に必ずしも電子データを保存する必要はありませんが、紙ではなく電子形式で受け取った請求書や領収書に限り、保存が必要です。
注意点として、過去には印刷して保存することも許可されていましたが、今後は元の電子形式での保存が求められます(ただし、2023年12月末までに受け取った電子データについては、印刷して保存することも可能です)。
電子取引データを効果的に検索可能にすることが重要です。これには、「取引の日付」、「取引額」、「取引相手」をキーワードとして利用できる検索機能を備えることが必要です。
これを実現する方法としては、以下のようなものがあります。
①専用ソフトウェアを使用して検索機能を組み込む。
②「20221031_(株)国税商事_110000」のような具体的な命名規則をファイルに適用して、フォルダ内検索を容易にする。
③Excelなどのプログラムで索引簿を作成し、それをファイルとリンクさせて検索機能を強化するなどの方法があります。
私たちのシステムではこれらの要件に対応しています。
電子データの信頼性を保つための対策を講じる必要があります。
電子データの信頼性を確保するためには、以下のいずれかの方法を採用することが推奨されます。
A) タイムスタンプ付きのデータを取得する。
B) 受け取ったデータに迅速にタイムスタンプを適用する。
C) データの修正や削除が追跡可能、または不可能なシステムを通じてデータを保管する。
D) 不正な修正や削除を防ぐための管理手順を設定して運用する。
当システムは、データ受領後すぐにタイムスタンプを適用する方法を採用しており、電子データの真実性を確保しています。
STEP
01
お客様
STEP
02
自動化
STEP
03
お客様
STEP
04
自動化
STEP
01
お客様
請求書の発行や売上計上、入金消込にりようする請求データを取り込みます。
CSVファイルでの取り込みだけではなく、得意先から届いた支払い通知書や販売管理システム等から出力したPDFの請求書も取り込んでデータ化が可能です。
定期的に発行する請求書を自動で生成することもできます。
STEP
02
自動化
取り込んだ請求データから、インボイス制度に対応した請求書と売上計上の仕訳を生成します。
請求書は自由なレイアウトにカスタマイズでき、請求書だけではなく見積書や納品書、支払通知書などさまざまな書類を発行できます。
作成した書類はメールでの電子発行や郵送など、得意先に合わせて一括指定して送付が可能です。
STEP
03
お客様
顧客一覧から顧客の請求ステータスを一覧で管理可能です。
ステータスの種類は、未請求、請求済み、未支払い。支払い済みになります。
STEP
04
自動化
生成した売上計上仕訳や入金消込仕訳は、お使いの会計システムと連携して計上処理まで自動化します。
氏名や住所?連絡先などの個人情報?売上高、購入頻度などのデータ?
もちろんこれらのデータはビジネスにおいて必要です。
しかし、ただ単にこれらのデータを管理するだけでは十分ではありません。
必要なのは、これらに加えて顧客と企業の「関係」を管理することです。
顧客と企業が今どのような関係にあるのか?を詳細に把握することで、
売り上げアップの施策を効果的に打ち出していくことができます。
顧客管理システムを導入することで得られる主な利点は次のとおりです。
顧客の購買行動やセットで購入されている商品、アンケートを実施するなど、顧客管理を行うことでサービスや商品の品質向上につながります。
顧客の過去のデータを管理・分析することで自社商品やサービスの好感を持たれている点や課題が見つかります。
例えば、サービスの無料体験を提供しているが有料会員にならない顧客が一定数いる場合「値段が高い」あるいは「サービスが使いにくい」などの課題の仮説を立てることができ、サービスや商品の改善につなげられます。
顧客ニーズを理解すれば、顧客の悩みや課題を先回りして商品を提案できるようになり、顧客の本当に欲しいと思えるタイミングで的確な訴求ができるようになります。
インターネットが普及した現代では顧客のニーズの幅が広く、変化も早いです。
例えば、「購入1回目の顧客には閲覧ページを分析して興味を促しやすい商品のメルマガを配布する」「購入3回目の顧客には次回以降使える10%オフクーポンの配布」など、顧客が自社に求めている適切な対応を取れるようになります。
顧客管理システムでは、見込客や顧客の嗜好性や購買行動を全般的に把握することができるため、企業のマーケティング戦略上の重要な資料として活用できます。
顧客のニーズの判別だけでなく、新商品開発のためのデータとしても利用可能です。
これにより、費用対効果の低い集客をする必要がなくなり、成果が出やすい見込み客にのみアプローチできるため、コストカットにつなげられます。
「財務三表」とは、企業の財務状態を示すための重要な書類である「損益計算書」「貸借対照表」「キャッシュフロー計算書」のことを指します。
企業活動は、投下された資本によって運営され、このプロセスで売り上げと利益が生まれます。利益分析は企業がいかに利益を生み出しているか、つまり収益を得る能力がどれほどあるかを調べる方法です。高い収益性は、企業が強力な利益生成能力を持っていることを示します。
この分析では、利益の額そのものよりも、売り上げに占める総利益率などの比率を基にして行われます。この比率を通じて、投入資本がどれだけ効率的に利益を産み出しているかが分かります。この比率は、売上高に対する営業利益率または粗利益率と呼ばれることもあります。
労働効率分析は、企業が所有する資源をどの程度効果的に活用しているかを評価する方法です。資源としては人材、資産、資金が考えられますが、中でも人材の効率が重視されます。
従業員の生産性を評価するためには、財務報告書のデータを用いて、売上を従業員数で割り、一人当たりの売上を計算します。これにより、個々の従業員の効率や市場内での競争力が明らかになります。
財務安定性評価では、企業が支払い義務を履行する能力を検討します。これは流動性評価や財務健全性評価とも称され、企業が財務的に安定しているか、また倒産の可能性が低いかを判定するものです。
企業の財務安定性は、貸借対照表上の資産状況から算出され、流動資産と流動負債の比率(流動比率)や、即時換金可能な資産と流動負債の比率(当座比率)を用いて評価されます。一般に流動比率が200%以上、当座比率が100%以上であれば、財務的に健全と見なされます。
成長性分析は、これまで会社が順調に成長してきているか、そしてこれから将来にわたっても成長していくことができる可能性を持っているかを見る分析手法です。会社が成長しているかどうかは、売上の増加や利益の伸び方の様子、総資産の増加具合などを前年と比較することで判断します。
この比較によって売上高成長率や経常利益増加率を算出し、また貸借対照表の前年との構成率を比較することによって総資本増加率や純資産増加率を算出します。さらに、前年の従業員数との比較である従業員増加率も成長性の重要な指標です。
売掛金管理は、売上げに基づく支払いが適時に実行されているかどうかを監視し続けるプロセスです。企業のキャッシュフロー、すなわち資金の流れを健全に保つためには、売掛金を含む債権の効果的な回収が不可欠です。
顧客管理システムを活用することで、特に三つの利点が得られます。
売掛金の請求漏れは、後述する回収漏れに直結します。各取引先に対する全ての請求を確実に回収するためには、請求に間違いがあってはならないことは容易に想像がつくでしょう。売掛金を回収できなければ、自社の資金繰りに悪影響が出てしまいます。
また、請求漏れや誤請求は単に自社に金銭的な損失を生じさせる要因になるだけではなく、取引先との信頼関係にも響きます。特に、新規の取引先に対して間違った金額を請求してしまうと、「管理の杜撰な会社」というレッテルを貼られてしまいます。
企業の生命線である資金繰りの安定には、期限到来までに未払いの売掛金を確実に回収していくことが欠かせません。確実に回収できて初めて、債務の弁済や新規事業への投資をしていくことが可能になるのです。ただし、通常の企業取引では売上計上時期と売掛金などの債権回収時期にタイムラグが生じることは避けられません。
そこで債権管理を行うことで、取引先ごとの回収条件を明らかにできます。回収予定日が一目瞭然になり、自社が負う債務の支払いサイトとの照合によってキャッシュフローの予測が立つようになるため、健全な資金繰りを維持していくことができるでしょう。
回収漏れを防ぐことの重要性は、徹底することが難しいのが現状です。全ての企業が各々異なった資金繰り事情を抱えるなか、特に自転車操業になりがちな小規模企業ほど支払いサイトを延長する傾向にあります。そのため、知らないうちに回収時期がずれ込んでいたといったことも珍しくありません。
こういった事態に備え、常日頃から債権管理を徹底しておき、当初の条件通りに回収ができているかの確認を忘れないことが大切です。管理に万全を期しておくことで回収遅れを素早く察知することができ、手遅れにならないうちに対応策を打ち出していくことが可能になります。
仕訳帳
総勘定元帳
その他の帳簿
(補助簿)等
貸借対照表
損益計算書
棚卸表
その他計算書類等
見積書
契約書
請求書
領収書
等
見積書
契約書
請求書
領収書
等
電子帳簿保存法の改正は、同じく事業主の経理業務に大きな影響を及ぼす「インボイス制度」と並行して進められています。
軽減税率制度の開始(インボイス制度は軽減税率とセットで導入が決定しました)
改正電子帳簿保存法施行(電子取引における電子データ保存のみ猶予期間あり)
適格請求書(インボイス)発行事業者の登録申請期限
インボイス制度開始(2029年まで経過措置あり)
改正電子帳簿保存法における電子取引の猶予期間終了
インボイスと改正電子帳簿保存法に対応できるシステムの導入や、対処方法を検討してください。
STEP
01
STEP
02
STEP
03
STEP
04
STEP
05
※上記は、弊社サービスを導入いただく場合の標準的なスケジュールをベースに、仮置きさせていただいております。
弊社では、サイトの制作・相談に関するお打ち合わせは、
オンラインでのMTGとさせていただいております。